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摘要：高校存在对编外聘用人员人事档案管理工作重视不够,建档率不高等问题,给构建和谐校园带来隐患,也不利于高校和编外聘用人员双方对合法、正当权益的维护.伴随着事业单位全员聘用制度改革的不断深化,在对待编外聘用人员的使用与管理上,高校过去所采用的那种粗放式的用工模式已不能适应当今社会发展的需要.本文阐述了加强高校编外聘用人员人事档案管理的必要性,并提出在法律视野下规范高校编外聘用人员人事档案管理工作的思路.

关键词：法律视野高校编外人员人事档案管理工作

一、加强高校编外人员人事档案管理的必要性

(一)高校实现育人目标的客观需要.

新世纪以来,高等学校持续多年扩招,规模上实现了跨越式发展,本科高校全日制在校生规模一般都在万人以上,数万人规模的高校已比比皆是.但是,伴随着在校生规模的快速扩张,就全国而言,高校的事业编制数量增幅却远远滞后,事业编制得不到及时补充,编制内新增教职工的通道几乎被封堵,为了维持基本的教学、生活秩序,不少高校自行聘用了大量的编外人员充实到教学、科研、管理及教辅岗位.皖北部分高校的编外人员数量甚至已达到教职员工总数的40%.高校的根本任务是育人,高校新增教职员工的根本目的也是育人,无论是教学、科研、管理还是服务岗位,都存在育人的职能.为了保证人才培育的质量,高校有责任对编外聘用人员的综合情况（特别是道德水准）进行全面考核,而查阅应聘者的人事档案就是考察的重要环节.同时,通过建立编外人员人事档案并给予同工同酬待遇,将有利于增强他们的归属感,调动其工作积极性,进而提高育人的质量和水平.

(二)高校保证工作连续性的需要.

编外人员分布在高校的教学、科研及管理等各个岗位,而相关工作都有较强的连续性,如：科研连续的试验数据积累,教学工作一般以学期或学年为周期,学生班级管理的周期为4至5年等等.一方面高校的许多工作需要连续进行,另一方面多数编外人员又来自地方人才市场,相对于编内人员,流动性较强.如果高校加强了这部分员工的人事档案管理,按规定建立用工台账,全面落实各项社会保障政策,可以减少编外人员的无序流动,也不至于出现“人走断线,工作中断甚至终止”的尴尬局面.

(三)法律视野下构建和谐社会的需要.

国家要求用工单位依法用工、规范用工,《中华人民共和国劳动合同法》（以下简称《劳动合同法》,于2008年1月1日起施行）的颁布实施,有力地加快了高校编外用工规范管理的步伐,使得那些本来游离于《劳动合同法》管理的事业单位,如高校,也纳入到《劳动合同法》的管理范畴.一方面法律对不按照要求管理的用工单位,规定了严格的罚则,另一方面编外人员的法律意识、维权意识逐步增强.用工单位不但要依法依规与编外聘用人员签订劳动合同,而且需要将其存入编外聘用人员的人事档案,用于编外聘用人员调出时社保关系接转及劳动争议举证.实践证明,规范地为编外人员建立人事档案,及时将包括劳动合同在内的档案材料归到人事档案中去,是有效防范和化解劳动纠纷的重要举措,也是构建和谐校园、和谐社会的客观需要.

二、当前高校编外人员人事档案管理工作存在的问题

(一)高校缺乏为编外聘用人员建档的内部动力.

高校普遍存在未将建立编外聘用人员人事档案工作统一列入学校档案事业规划之中,特别是列入编制内人员档案建设规划中.甚至认为,编外人员的人事档案大多数托管于各类人事代理机构,用人单位仅作为档案材料的产生地和中转站[1].高校编内人员的人事档案管理工作,在国家一系列规范化文件的指导下,均按照统一标准予以建设,同时国家和省级层面还建立了定期对干部人事档案进行检查评估制度,保证了相关工作的持续、健康发展.但是,在对待编外人员的使用与管理上,高校往往只是分配工作任务并在任务完成的基础上发放相应的报酬.有些高校甚至连聘用（或劳动）合同也未签订；有的高校即使签订了聘用（或劳动）合同,因为当事人保管不当,在维权等情况下需要提供这些材料时也无从查起.由于高校大量编外聘用人员没有建立人事档案,导致这批人员在流动时,新的用人单位难以了解应聘者的工作经历、现实表现、能力与水平,难以做到人岗匹配.另外,由于没有档案材料作为支撑,作为当事人来说,应聘到新单位后,工龄达不到连续计算,甚至社保手续也难以续接.高校在编制数不足,现有管理队伍又跟不上事业发展步伐的情况下,本着“多一事不如少一事”的工作思路,缺乏为编外聘用人员建档的内部动力.

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(二)相关政策法规不配套.

政府档案主管部门及人社部门对事业单位编外聘用人员建档工作未引起高度重视.对高校在建档问题上,针对编制内、外人员事实存在的差别化对待的情况熟视无睹,认为编外人员流动性大,没有档案无所谓.正是在这种指导思想的指导下,各级档案管理部门在对高校人事档案检查、评估工作中才没有把编外人员档案及档案建设工作纳入工作范畴.换句话说,就是档案管理部门,对高校编外人员的档案及建档工作不作任何要求,尽管这部分人员在高校人员中所占比重越来越大,承担的工作任务也越来越多.

(三)编外聘用人员档案材料收集、归档存在困难.

高校教学、科研岗位中聘用的编外人员,不少是受过高等教育的高技能、高学历人员,他们了解人事档案对于个人的利用价值会不断凸显,所以,他们会选择将自己的档案委托地方人才交流中心代理.由于作为用工单位的高校,对于这部分人的档案建设采取消极的态度,导致年度考核、聘用合同（含续聘合同）、工资审批表等档案材料得不到及时收集和补充归档.由于档案材料不全且收集滞后,不能保证档案的现实性和真实性,难以反映当事人的现实状态,导致档案的利用价值难以得到体现,甚

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(四)高校及其所聘编外工作人员存在维权风险.

伴随着《劳动合同法》、《社会保险法》的相继实施,国家对用工单位提出了更多、更高的要求,对编外人员的权利保障也更加全面.高校过去那种粗放式的用工模式（甚至连聘用合同也不愿签订）必须彻底加以改变,否则将面临劳动执法机构执法和编外聘用人员维权的双重法律风险.高校即使按照法律规定履行了所有应尽的义务,但是如果没有及时、规范地建立编外人员人事档案,一旦遇到用工纠纷将出现难以举证的局面；同样,编外人员要维护自己的正当权益,人事档案无疑也是最好的原始凭证. 三、规范高校编外人员人事档案管理工作的思路

(一)法规配套,提高高校编外人员人事档案建设的水平.

政府要加强立法,规范包括高校在内的事业单位编外聘用人员的人事档案管理.档案主管部门和人社部门要根据分工,加大执法力度,定期或不定期组织专项检查.档案主管部门主要督查编外聘用人员人事档案的建档率、档案材料收集是否齐全、及时,档案整理、转递、保护、提供利用等环节是否符合规范；人社部门主要通过检查编外聘用人员人事档案来考察高校用工管理是否合法,对编外聘用人员的各项权利是否给予了充分保障.

(二)转变观念,重视编外聘用人员档案的管理工作.

国家以立法的形式赋予编外人员更大的维权权利,法律规定了编外聘用人员在社会保险、劳动报酬、工作条件、劳动保护、职业危害防护、休息休假等诸多方面应该享有的权利.高校作为用工单位,要在依法规范用工的同时,高度重视编外聘用人员的人事档案管理工作,尤其是负责高校人事档案管理的部门在实施该项工作时应参照编内人员人事档案管理的要求,把编外聘用人员的档案建好、管好、用好,充分开发档案信息资源[2].这样,高校在用工期间一旦出现编外聘用人员用工纠纷,就可以调用编外聘用人员档案中的原始材料作为解决用工纠纷的重要依据,达到保护高校和编外聘用人员双方合法权益的目的.

(三)广泛宣传,不断提高档案意识.

首先要提高高校领导及管档部门工作人员对加强编外聘用人员人事档案管理重要性的认识,从高校事业健康可持续发展的高度,从强化人才队伍建设的角度,从构建和谐育人环境的实际,多视角、多维度地提高认识,强化管理.切实将强化编外聘用人员人事档案管理工作统一列入学校档案事业规划之中,特别是列入编制内人员档案建设规划中.

其次是不断提高编外聘用人员的档案意识.人事档案管理部门的工作人员要因势利导,开展档案工作的宣传活动,要通过多渠道、多形式、多层面深入宣传《档案法》、《劳动合同法》、《社会保险法》、《流动人员人事档案管理暂行规定》及其相关政策法规,讲透建立编外聘用人员人事档案在维权和享受社保权益等方面的极端重要性,提高编外聘用人员的档案意识.

(四)区别情况,有针对性地开展档案服务与管理工作.

1.对于自愿将人事档案交地方人才服务机构托管者

高校应为这部分人员建立人事档案副本,并将聘用期间形成的档案材料及时、完整地移交给相应人才服务机构归档.除按照中组部规定的干部人事档案归档范围收集相关材料外,特别是要加强对聘用合同签订及其变更情况资料的收集,注意对编外聘用人员参加社保资料的收集归档.

2.对于无档者及愿意移交档案者

对无档者,应及时给予建档.建档立卷方法：以个人为单位,一人一卷,每人分别给予一个固定唯一的作为全宗号,并以此作为档案检索的标识.[3]通过组织填写履历表、验证相关原始证书、文件,向原毕业学校或原工作单位索要等方式,收集反映本人基本情况和相关业绩的原始资料；在此基础上,按照规范要求,将聘用期间形成的档案材料及时、完整归档.

对于愿意移交本人人事档案者,要向档案寄存部门函索档案,通过机要转移档案.接到档案后要检查档案材料的规范性和完整性.对缺少单位印章或缺少档案材料形成时间等不规范的材料要与档案材料形成单位联系完善；对档案材料收集不完整的部分（如工资变动审批表、年度考核材料等）要请当事人协助,向有关单位收集.

(五)档案提供利用及转递要规范、及时.

建档的最终目的是使用档案.对于申请查阅档案的个人和单位,只要手续齐全,除按规定需要保密的内容外,高校管档部门还应提供查档便利.

对于因合同终止、工作调动或其他情况离开现工作单位而需要转递档案的,高校应积极予以配合,在保障档案安全的前提下,及时转递档案.

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参考文献：

[1]谢莹,谢贤.事业单位编内人员与编外人员人事档案管理之比较分析[J].黑龙江档案,2012（1）：82.

[2]初爱华.规范非固定人员人事档案管理[J].兰台世界,2008（8）：21.

[3]李翠华.公立医院非在编员工的人事档案管理[J].办公室业务,2011（9）：51.

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