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时间:2020-07-05 作者:admin
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[摘 要]国家档案局《归档文件整理规则》的发布,是档案工作改革的重大突破,它顺应了档案工作的发展方向,使计算机技术优势充分地应用于档案管理工作,大幅度提高了工作效率,推动了档案工作由保管型向利用型的转变,文书立卷改革在全国得到迅速的推广.

[关 键 词]文书立卷;改革;档案

一、引言

随着计算机技术和网络技术的快速发展,档案管理工作也朝着现代化和电子化方向发展.这对文书档案归档立卷工作提出了新的要求.我国传统的归档立卷方法,存在着立卷过程复杂繁琐,主观随意性和个人化色彩比较浓重的问题.同时,由于传统的立卷方法缺乏统一的评价标准,立卷人员对于案卷质量常常难以把握.因此,在档案管理工作信息化和数字化的时代,对文书档案立卷的方法进行改革,对提高我国档案管理的水平具有非常重要的意义和作用.为此本文就这一问题进行了研究,并提出了自己的一点想法.

二、传统文书立卷方法存在的问题分析

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传统的文书立卷方法是以案卷为单位组卷的,案卷是手工检索时期的必然产物,以案卷为单位的组卷方法是与当时生产力和科技发展状况相适应的,加上当时社会条件过多地强调安全、保密,使档案工作重心偏向整理、保管;传统的档案装订采用的是“三孔一线”的装订方式,这种方式具有便于管理、不易散失等特点;传统立卷以问题为中心,我们可以通过案卷目录、卷内文件目录来进行分层查找,限定检索范围,增强手工检索的目的性和效率,从这个意义上讲传统的立卷方法是有益的.但是在档案管理工作信息化和数字化的时代,传统的文书立卷存在着越来越多的弊端,多年的实践证明以卷为单位的组卷方法使档案工作诸多环节陷入困境.具体表现在:

(一)工作程序繁琐,工作量大

传统的立卷归档方法首先要对卷号、卷内文件目录、案卷目录进行统一编写,然后按照三孔一线的方法进行装订.在卷皮和卷内文件目录上,案卷标题名要进行重复抄写,在卷皮上还要对其它的相关内容进行填写,工作过程之繁琐,工作量之大,与新时代高效率生产不相适应.

(二)案卷题名难以拟写

实践证明,案卷组卷方法是归档文件整理难度加大,立卷工作的难点就是对案卷题名的拟写.在各种教材中都要求归档文件应当按照6个特征立卷,并要求讲6个特征综合使用,他要求在名称之中体现出责任者、问题、名称等,对于字数又有要求,名称也会对日后的编目,检索等工作顺利进行有着重要的影响.事实上,由于立卷人员的知识结构参差不齐,认识程度也因人而异,因此,这种复杂的工作过程和工作方法,让档案人员很难掌握,整理结果也往往是一人一个样.

(三)保管期限划分不准确

档案的保管期限是档案保管价值的体现,它直接决定着到期档案的鉴定和销毁.事实上,在进行传统的档案保管期限划分时,存在两方面的问题,一方面是档案人员很难用历史的、全面的和发展的观点来准确判定档案的价值.尤其是大量的档案还不是以整卷为处理对象,所以尽管费了九牛二虎之力,但结果仍是既破坏了原貌,又在质量上很不理想.另一方面是管理人员认识不同,常常出现保管期限划分不准确、组卷不合理等问题.

(四)档案价值难以衡量,开放鉴定难

档案是否开放,其形成时间长短已经不是问题,主要是看其是否可以让人们知晓.由于传统的以案卷为单位组卷,每当开放鉴定时,面对案卷中大部分可开放仅有一二件不能开放的案卷就比较难处理.结果便是要么干脆整卷不开放,要么拆卷重整.然而这两种处理方法均不是上策,前者无端缩小了开放范围;后者耗费很大的工作量不说,并且对档案的原始状态进行了一定的破坏,而且对以后的编目等工作带来一系列的麻烦.

(五)不适应计算机检索的要求

随着档案工作时间的不断发展,机关办公自动化进程大大加快,计算机技术越来越多地应用于档案管理工作.由于计算机检索速度的快捷,以及高效、灵活的缩减方式和强大的随机多途径的检索能力,加上各种应用软件的配合使用,使计算机成为档案管理不可缺少的工具.在过去,由于技术条件的限制,手工检索是传统的利用途径,利用计算机查找传统的归档文件,只能通过模糊检索,并必须经过两次检索才能得到所需要的文件,这种方法已远远不适用计算机检索要求.在这种情况下,我们完全可以对归档文件简化整理,而在查找时,则依靠现代化检索手段来弥补.


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(六)不便于档案文件的复制

传统立卷装订要求必须拥有整齐下边、右边,且对于纸张规格要去统一,大要进行剪掉,小要尽心裱糊,特别是装订线的地方要求进行裱糊.这样在进行复印,就必须要将装订拆开,否则文件的复印将不完整.

以上所列的几大问题,根本原因均出于“卷”.如果我们的基本保管单位是件而不是卷的话,那么在各种鉴定、整理工作中就会方便得多.为此,“立卷”改革是势在必行.

三、文书档案立卷改革措施和方向

文书立卷改革中,对于“件”的把握和界定是一个重点和难点问题.因此,对于“件”进行定义和划分的关键,就是在遵循档案管理工作相关原则的基础上,建立合乎人们检索思维和档案历史形成特征的最小管理单位.档案整理中,无论哪种类型档案,常常都是存在“一事一文”和“一事多文”这两种形式.

目前,我国进行的文书立卷改革方向,常常仅仅是针对文书档案,主要原因有以下两个,首先传统的立卷方法对于计算机档案管理的相关要求不适应;其次,在文书档案之中,存在着非常明显“一事一文”的特征,只要稍加改革传统的档案管理模式,就可以轻松地借助计算机辅助管理.传统的管理方式之中,大多数文书档案都可以轻松地进行平面化管理,事实上,传统的文书档案中也存在着“一事多文“的格式和形式,对于这些文件如果不按全宗进行处理,在进行后期检索服务时,会出现很多问题.

首先,使得文件之间的有机联系分散了,这样多年以后在文件成为历史性档案时,就难以进行考究.其次,存在着类别层次混乱的问题,从事由角度对“一事多文”和“一事一文”两种档案进行实体划分时,他们在类型上是属于同一个管理层次和类别的,在对其进行分类时,应该是以一个全宗单位为一件,不可与其他类别的文件混淆和拆散.在进行档案整理工作之中,实际上存在着目录结构和实体结构两种方式的.所谓实体结构就是要按照实体分类原则、

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