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摘 要 ：进入21世纪以来,信息技术迅猛发展,信息化已融入人们生产、生活和经济社会发展的方方面面,人类社会步入信息时代.国有企业为提高自身在国际上的竞争能力,加快了信息化建设步伐.通过对国有企业财务档案管理信息化建设问题的探讨.提出了优化建议.
关 键 词 ：财务档案；信息化管理；国有企业
中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1672-3198(2011)04-0205-01
1.财务档案信息化管理的迫切性
国有企业的财务档案不仅包括在财务管理和会计活动中直接形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算资料,还包括上级部门下发的会计文件、制度、法规等财务管理资料,具有重要的经济意义和法律意义.目前,国有企业在财务档案管理信息化管理方面主要存在以下几方面问题：
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二是国有企业财务档案快速发展,对传统的财务档案管理手段和方法提出了严峻挑战.随着国家和财政经济工作的不断发展；财务法规、标准的变化越来越频繁,各种会计账簿、报表、决算每年都有不同的内容,信息采集的工作量日益增大.这些都给财务档案管理工作增加了难度,需要大量人力和财力进行整理.
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三是财务档案的信息化管理手段比较落后,对国有企业实施会计核算电算化后产生的大量以电子文档、程序文件、备份文件等新的会计档案信息载体没有很好的保存,导致在电算化软件升级后,不同版本下的会计数据不能被调用,同时缺乏专门的电算化财务档案保护制度,会计数据文件散落于不同的经办人手中,造成了会计档案归档资料不完整.
2.财务档案管理信息化的主要内容
财务档案信息化是将先进的信息技术应用到财务档案管理工作之中,从而实现档案信息的数字化和网络化,档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化,使档案信息高度共享,档案管理更加有效、快捷、科学.
(1)构建财务档案信息平台.档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础,其他的一切工作都是建立在此基础之上.信息系统应及时采集动态财务数据,将数据和管理文件的信息生成和整理出来,使各类信息规范化、标准化,最后进行数字化.在财务档案数字化的基础上,可以按财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库,如按标准制度、原始凭证、会计帐簿、指标文件、工作资料等.
(2)财务档案信息智能化应用.档案的最大价值在于利用,财务档案管理信息化的实现将为财务档案信息的充分利用提供广阔天地.财务档案信息通过采集整理和网络传输,定量、定性分析,最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用.实时、动态的财务数据便于各级领导迅速了解本单位财务状况和财经政策,最大限度地保障国有企业的决策水平和决策质量.
(3)建立财务档案安全信息系统.随着信息化程度的发展,信息系统安全的重要性也越来越突出.国有企业财务档案管理信息化系统涉及范围广,信息量大,信息安全工作至关重要.实现财务档案管理网络化后,应防止存放在服务器、磁盘阵列等设备上的数据被盗取、修改、破坏.进一步加强安全监控体系、密匙管理体系、网络信任体系、应急反应体系等信息安全基础设施建设,建立完善信息安全等级保护、风险评估制度,信息安全制度建设.努力做到未雨绸缪、防范于未然.
3.财务档案管理信息化的建设
财务档案管理信息化建设是一项系统工程,涉及到管理、技术、人员、资金等多方面的问题,具有一定的复杂性,需要统筹考虑.
(1)标准规范建设.是对财务数据电子文件的形成、归档和电子财务档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面,制定标准、规范,并指导实施的过程.制定和实施档案工作标准和规范,完善信息化下财务档案管理各项制度是财务档案信息化建设的需要,它相当于信息高速公路上的“交通规则”,对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通,提高工作质量和效率具有十分重大的意义.
(2)基础设施建设.财务档案信息基础设施建设主要包括网络环境建设、硬件环境建设和软件环境建设.软硬件基础设施是信息化建设不可缺少的基本条件,是财务档案信息传输、交换和资源共享的基础.信息化的实施首先要从硬件上入手,配备好相关的硬件设备,逐步提高档案信息化水平.其次要建设和完善财务档案信息网络,使各项工作都网络化,加强档案的利用.
(3)应用系统建设.应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面,它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果.在应用系统建设中,财务部门和档案部门人员应共同协商,分别从国有企业的财务管理角度和档案管理角度提出设计思路,充分发挥档案信息化的整体效益,避免系统在运行过程中出现空缺或重叠.
(4)档案信息资源建设.档案信息资源建设是财务档案信息化建设的基础和核心,是一项长期的工作.它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键,也是衡量档案信息化水平的一个重要标志.财务档案信息资源建设主要包括财务中心数据库建设、各种数字化档案全文.
(5)人才队伍建设.财务档案信息化建设,人才是关键.人才是最宝贵的资源.它不仅需要档案专业人才,计算机专业人才以及财务专业人才,更需要既懂财务业务和档案业务,又熟悉信息技术的复合型人才.企业应大力加强对财务档案工作者的培训,提高在职人员的业务素质和知识水平,使在岗人员尽快了解和掌握新知识、新理论和新技能,不断扩大知识面,及时调整和完善自己的知识结构.
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