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Office篇

和Office2010相比,Office2013除具有更快的启动速度外,在若干方面还进行了改进,并增加了若干新功能,而正是这些新功能,诱惑众多用户争先恐后地奔向它的怀抱.同样,也正是由于这种一味追新的盲奔,使得后期使用过它的不少用户,转而又换回了先前版本.历史似乎再次证明:最新的未必是最好的,最好的,其实始终是最适合你的那一个.

OK,费话少说,接下来我们将进入正题,看看Office2013究竟有哪些新功能在诱惑你汇聚到它的麾下,这些新功能,是否会真如你所预期的那样,为你以后的工作、学习、生活带来便利?

与SkyDrive无缝结合

协同办公能力增强

将文档保存在SkyDrive的功能,实际上在Offic

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e2010和2007版本上就已提供.不过其时该功能不是整合在“保存”菜单中,而是隐藏在“共享”菜单中而已(图1).Office2013进一步加强了其应用范围.主要表现无非是以下三点:

首先是SkyDrive直接与用户账号挂钩(如果用户以Live系统账号登录,且该账号已经开通SkyDrive的话,Office2013启动后,会直接以该账号登录SkyDrive),用户可方便地将文件保存到自己的SkyDrive网盘中,省去了手工登录的麻烦(图2).

其次是最近打开的SkyDrive文档会显示在Word、Excel等各组件的“最近使用的文档”菜单中,而且更为便捷的是,如果你在其他PC以SkyDrive登录Office2013,那么这些最近打开的文档仍将出现,方便即时调用.

还有就是将文件保存到SkyDrive后,用户可享受到极其便捷的协同办公服务.利用它,任何用户都可以通过选择“文件→共享”,然后输入对方的SkyDrive账号的方式,轻松地邀请同事或朋友参与到文档的编辑中来.而受邀请的用户,甚至不需要在自己的PC中安装Office2013,就可借助SkyDrive和Office365等任意一种微软服务,来完成相应的操作.

在安装了Windows8.1系统的PC中,你可以像使用本地磁盘一样,轻松地通过进入资源管理器中的SkyDrive项查看保存在其中的文件,并对其进行复制、删除等管理.

适用范围及不足探讨

显然,Office2013内置的SkyDrive功能,在很大程度上解决了用户将文档快速保存到网盘中的需求.要想最大限度地畅享该功能所带来的便捷,必须具备几个前提:

首先,系统最好为Windows8.1,否则,SkyDrive将与系统脱离,管理起来不便.

再有就是你所能接触的PC,最好也安装Office2013,不然,最近使用的SkyDrive文档会再现在组件菜单中的便利将随风消散.

此外,你必须是SkyDrive用户,而且有足够的耐心,能够忍受因其服务器在国外而带来的访问速度缓慢的折磨.

当然以上这些必须保证你是单位办公用户,经常需要其提供的协同编辑功能.否则,你完全可以无视该功能的存在,因为即使你是Office2003用户,也可以通过使用某些国产网盘(如快盘和酷盘等),来达到在不同PC间快速同步文档的目的.

Word可编辑PDF文档

及插入网络多媒体

安装Office2013后,在资源管理器中右击任意一个PDF文档,选择“打开方式→选择默认程序”,然后在出现的程序列表中选择“Word(桌面)”,即可将Word2013设置为打开PDF文件的默认方式.以后,我们只要双击PDF文档,系统就会默认使用Word打开它(图3),然后按照个人的意愿进行查看、编辑并另存为Word文档即可.


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同样,在Word中,我们也可根据自己的需要,插入来自Flickr、YouTube、Office.、SkyDriver和由Bing搜索得到的图片和视频.而且以后如果我们要浏览这些视频,只需在Word中双击它即可令其播放(无法播放的朋友,可进入http://office.microsoft./en-us/word-help/what-to-do-if-a-video-wont-play-HA102919722.aspx页面,按提示下载安装Silverlight或Flash插件).

不过,如果你因此而觉得Word这两大功能就真的完美无瑕就错了.因为就其实用性而言,这两大功能都有可商榷的地方.

先说PDF文档的阅读和编辑功能,该功能虽然方便,但就目前来看,无论是其阅读效果还是编辑效果都有很大缺陷.比如在阅读方面,它的舒适度远不如福昕阅读器等专业工具,而且在浏览的过程中,经常会将汉字识别成乱码(图4).在编辑方面,它则不支持由幻灯片转换的PDF文件(用Word打开后,只能得到一幅图片,无法对其中的文件进行修改).所以,如果你经常要阅读和编辑PDF文档,那么除了在Word2013之外,再安装一款专业的阅读和编辑工具,别无他法.

接下来,再说一下在文档中插入多媒体功能.

和早期的我们可在Word2010及更早版本中,通过插入文件所在的网址来达到目的的方式相比,Office2013的该功能,其实只是让我们绕过了进入网站才能播放这一个简单步骤.同时,它对多媒体来源进行了限制,即只允许来自Office.、SkyDriver和Bing搜索的结果(图5).这就意味着,要想使用该功能,我们必须成为这些服务的Bing忠实用户才行.

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Excel可自动填充及数据智能分析功能

Excel2013增加了自动填充、拆分和合并单元格,以及可智能分析数据功能.利用前者,可快速实现很多操作,比如将几列中的数据自动合并成一列,或从某列中拆分出相应信息形成单独列,以及将先前单元格中的公式瞬间应用到所选定的单元格中等.而利用后者,则可在瞬间对当前选定的数据进行图表、汇总和格式等分析.如果这样说你还不太明白,那么下面我们就通过一个实例,对这两个功能做个简单解释.

在一次审核全校的考试成绩时,校长要求小李将成绩报表中的姓、名两列合并成一列,同时用某种方式突出成绩为60分及以下的单元格,以便他能及时了解学生的瘸科情况.利用Office2013提供的这两大功能,小李可在瞬间完成相应的操作.

首先,在姓、名列后,增加一个“姓名”列,然后在其中的前三个单元格中,输入对应的学生姓名,然后切换到“数据”标签,单击“数据工具”工具栏中的“快速填充”按钮,相应的合并工作就完成了(图6).

然后,在成绩表格中,选中各科成绩所在的单元格并右击,选择“快速分析”,打开相应的对话框,切换到“格式”标签,单击“大于”按钮打开“大于”对话框.“为大于以下值的单元格设置格式”文本框中,设置数值为60,然后单击“设置为”项右侧的下拉箭头,在出现的下拉菜单中选择一种自己喜欢的标注方式(如用色块填充单元格或赋予文字以不同颜色等(图7),确认后,所选区域所有大于60的数值即会被标注上指定的格式.相反,由于所有等于或小于60的区域未被标注,所以最后也就会被轻松地查看到了.

常跟Excel打交道的专业人士:★★★★★

只用于家庭记账的普通用户:★☆☆☆☆

PPT中的一键更换

及联机演示功能

无论是知识讲解、产品介绍还是企业规划,用PowerPoint将相关的知识点和产品特性做成幻灯片进行演示

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