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30340;特殊性相结合,以一切有利于民政工作的发展为目标,创造性地探索民政专业档案管理的原则与方法、技术标准和业务规范,不断整合资源,构建民政专业档案管理体制和工作机制.(一)构建民政专业档案的管理体制和工作机制
民政专业档案是国家档案的组成部分,其管理既要在国家档案的管理体制下运行又要体现民政专业档案的特点.在体制建设方面,利用各种管理方法,明确民政系统内部各个部门在民政专业档案工作中的职责,建立以业务部门为主的档案实体管理体系,建立以机关办公厅(综合处)档案部门为主、同级档案行政管理部门为辅的技术指导和检查监督体系,并配套于各级政府实施的问责制,在不增加人财物的前提下,全面构建民政专业档案管理体制.工作机制的建立,以出台基层急需的各种民政专业档案管理规定、技术标准和业务规范为主,主要有文件材料的归档范围、整理原则与方法、档案的保管期限、开发利用等内容.为业务部门整理档案、建立工作必备的信息资源提供思路和技术支持,保证业务部门工作所需的信息准确,有机联系完整,查询方便快捷,保证民政专业档案的完整与安全.
(二)民政专业档案管理应遵循的原则
“统一领导、分级管理,维护档案的完整与安全,便于社会各方面的利用”是我国档案工作基本原则.民政专业档案管理原则与方法的设定应具体体现出以下几点：
1 统一领导.在国家档案局的统筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导下,民政部统一领导全国民政专业档案工作,民政部档案馆负责制定各类专业档案的管理规定、技术标准和业务规范,并对全国民政专业档案工作进行指导、监督、检查.
2 分级分专业管理.县级以上各级地方人民政府民政部门负责制定本级各种民政专业档案管理的规章制度,指导、监督、检查辖区内的民政专业档案工作.县级以上各级人民政府民政部门、乡镇人民政府(街道办事处)以及有关事业单位设立档案机构或设专兼职档案工作岗位,统一管理本机关的各种专业档案,指导本机关业务部门专业档案的形成、积累和归档工作.
3 档案资源完整与安全.维护档案的完整与安全是档案管理的最基本要求,民政专业档案文件材料的归档范围、归档时间和归档要求以及档案保管条件的设计、档案保管期限的确定都应以是否有利于专业档案资源完整与安全为出发点,以便为专业档案工作提供必要的物质基础.
4 档案整理要便于保管和利用.整理是专业档案区别于文书档案的核心内容,各类专业档案材料的形成有不同的特点,其利用需求也不同,因此,整理方法的设计要以便于档案的保管和利用为标准,特别是城乡低保、伤残抚恤人员、社会组织登记档案等动态管理的档案,其整理原则与方法的设计更要体现出这一目的.
5 机关内档案实体保管要方便利用和保证安全.民政专业档案与民政业务紧密相连,主要是为业务工作服务的,各种专业档案实体是由机关档案室集中保管还是由业务部门分室保管,主要由业务工作利用是否方便和档案的保管条件决定.工具性、动态性较强的民政专业档案原则上由业务部门保管,工具性、动态性不强或者业务部门不具备保管条件的民政专业档案由机关综合档案部门保管.
6 档案利用要方便和保密.档案工作的最终目的是便于社会各方面利用,专业档案管理应以服务民政工作乃至整个社会为落脚点.利用环节的设计既要简化手续,保证方便快捷地为民政业务工作和社会利用服务,同时又要根据专业档案的特点,提出限制利用的条件,维护档案的机密性和当事人的隐私.
7 档案的归属流向以形成单位和基层为主.专业档案归形成机关所有,其保管以形成单位和基层为主,最终流向是同级国家综合档案馆.由于民政业务分级管理,同一类民政专业档案也形成于不同级别民政机关,如婚姻登记、收养登记、社会组织登记档案,分别形成于县、市、省级民政部门,社会组织登记档案还形成于国家民政部,由形成单位保管各自形成的档案；有些民政业务要逐级审批,且动态性较强,涉及同一个案的专业档案各级都有,其中最完整的一套应放在上报机关保存,如城乡低保档案应当保存在乡镇(街道)、伤残抚恤人员档案应当保存在县级民政部门等,因为这些专业档案已成为基层开展业务工作的工具,利用起来较方便；有的民政业务涉及两个(或以上)同级民政机关,形成的原始业务档案由负责组织这项工作的上级民政机关保管,如勘界档案实行多套异地保存,原始档案由上级民政部门保存；有的档案形成于民政事业单位,如殡葬服务单位业务档案、城市生活无着的流浪乞讨人员救助档案等,由这些事业单位保管.对社会有保存价值的专业档案的最终流向是各级国家综合档案馆,根据民政部门利用需求和频率,确定档案向同级国家综合档案馆移交的时间.
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