过程控制类有关论文范文文献,与工程项目文档控制人员的素养相关毕业论文格式范文

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作为档案学理论所倡导的档案前端控制及文档一体化管理模式的具体实践,工程项目文档控制工作越来越受到重视.而人是文档控制工作中最重要、最活跃的决定性因素,要做好工程项目文档控制工作,首要的是要有能适应项目文档控制工作需要的合格专业人员.笔者通过实践摸索,借鉴国内外大型项目文档管理的实践,结合工程项目文档控制的要求和特点,提出项目文档控制人员的素养要求.

一、工程项目文档控制的要求及特点

工程项目文档控制是指在项目实施过程中,通过文档控制人员建立并实施有序、可控及可追溯的文档控制体系,采用科学的方法和手段,对项目产生的各类文件进行全生命周期规

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工程项目文档控制工作分为前期策划、过程控制和交付归档三个阶段,不同阶段的工作重点及要求不同.前期策划阶段,要求文档控制人员参与项目合同文控部分的谈判,根据项目执行模式组建项目文件控制中心,建立数据库软件平台,设置项目文档分类目录结构,编制并发布项目文件控制程序、项目文件编码体系和文件模版,并对参加项目的人员进行文档控制体系、数据库软件等内容的培训.在项目执行阶段,要求文档控制人员使用智能化的文档控制软件对外部文件、设计文件、采购文件、厂商文件、施工文件和开车文件等不同类别和介质的项目文件进行控制,记录、追踪项目过程文件和成品文件的内容和状态,包括文件的发布、文件的分发和传阅、文件的版次和状态控制、文件的接收和返回、文件的整理、保存和销毁.在文件交付归档阶段,要求文档控制人员按照档案的要求对最终归档文件进行科学分类、组卷、排列、编目等,保证归档文件的齐全、完整、系统.

工程项目文档控制不同于传统的静态档案管理,它贯穿于项目实施的整个过程,强调对项目文件的过程控制,其服务对象范围广工作接口和环节多,控制和管理的文件类型多,既有过程文件,又有可交付归档文件.工程项目文档控制工作是一项规范化、专业化和职业化的服务性工作,它对项目文档控制人员的职业素养、知识结构和各方面的能力都提出了更高要求.

二、工程项目文档控制人员的职业素养

与任何从事其他行业的专业人员一样,现代工程项目文档控制管理工作要求文档控制人员要具备良好的职业素养.首先,要热爱自己所从事的文档控制工作,要有高度的责任感和事业心,在实践中要勤奋学习、勇于创新、善于发现问题和解决问题,不断完善文档控制的理论和方法,拓宽文档控制工作的领域.其次,要牢固树立主动服务意识和保密意识,要积极、主动、高效地为项目提供优质服务,要严格执行项目的保密规定,对所接触的文件,尤其是商务合同、招投标文件、计算书等要严格保密,养成守口如瓶的良好习惯,确保项目文件的安全.再次,文档控制人员要具备严谨细致的工作作风,文档控制工作是一项复杂、细致、烦琐的工作,根据项目大小,需要处理的文件总量从几千份到几百万份不等,这就要求文档控制人员无论是对文件进行接收、整理、分发、存储还是对文件版次、状态进行动态控制,都要做到准确无误,不容差错.严谨细致的工作作风是文档控制人员的必备素质.

三、合理的业务知识结构

文档一体化管理模式下的工程项目文档控制工作对现有文档控制人员的知识结构提出了更高要求,项目文档控制人员应该具有一定广度和深度的知识面,一般地说,应具备以下四个方面的业务知识.

1.工程项目文档控制知识

工程项目文档控制工作是一项专门的业务工作,其工作内容和特点要求文档控制人员必须系统学习和掌握项目文档控制的程序、流程及方法.项目之初,项目文档控制人员首先要熟悉开展哪些方面的文档控制策划工作、如何组建文控中心、如何准备和开展项目合同文控部分的谈判、如何建立文档分类结构数据库平台、如何编制《项目文件控制程序》、《项目文件编号程序》、《项目内(外)部协调程序》(文控部分)等一系列项目文档控制程序,以及对项目涉及相关方的人员开展哪些方面的培训等,在项目执行过程中,文档控制人员要熟知如何使用文档控制系统,对不同类别的文件按照程序进行过程控制,在项目结束前,要清楚如何对最终交付的文件按照档案的要求进行科学系统整理等.如果文档控制人员不具备项目文档控制方面的专业知识,不了解工作程序和方法,则无法有效开展工作.

2.档案管理学知识

工程项目文档控制工作要求文档控制人员把档案管理的方法、理念融入到文档的控制过程,按照档案的要求对最终交付归档的文件进行系统整理.因此,项目文档控制人员不仅要熟练掌握工程项目文档控制方面的业务知识,而且还要具备档案学方面的知识,熟悉档案管理的标准规范.只有这样,文档控制人员才能在文档控制工作中更具专业化,使文档控制工作更加科学规范,文档控制人员才能更好地把文档控制的实践经验提升到理论高度来认识,从而不断发展和丰富档案学理论体系.

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3.项目管理知识

项目文档是在项目管理和实施过程中产生的,要做好文件控制工作,还应了解和掌握项目管理方面的相关知识,包括项目执行的阶段、各阶段的工作重点、形成的文件类型、各类文件的作用、界面特点、用途及传递过程等.例如项目前期,文件以可行性研究报告和批复文件为主,文件的流转相对简单；在项目概念设计、基础设计阶段,由于研究、开发量大,文件版次多,文档控制工作的重点是确保所有专业和部门的工作在最新版次文件上工作；项目详细设计阶段,界面更趋复杂,各设计专业之间大量的条件往来,设计与采购专业之间的请购询价的信息传递,设计与施工专业之间的图纸、变更的信息传递等都将成为此阶段文档控制的重点.文档控制人员在对厂商文件进行控制时,首先要清楚厂商文件是设计的重要输入,文控人员一定要及时对文件进行催交、传递并报告存在问题,真正发挥文控的职能作用.

4.相关专业知识

工程项目文档控制工作是一项系统工程,涉及的工作面广,知识门类多,特别是在现代科学向高度分化和高度综合趋势发展的情况下,项目文档控制人员仅仅具备文档控制、档案管理及项目管理方面的知识还不够,还应该了解文档内容所涉及的相关专业基本知识.文档控制人员只有熟悉和了解文件内容所涉及的相关专业知识,才能保证项目文档控制管理的质量,才能更好地发挥文档控制工作的作用.例如,在对石油化工工程项目设计数据文件进行接收、分发及整理时,就阀门数据表来说,蝶阀属于管道专业范畴,电磁阀属于仪表专业范畴,旋转阀属于设备专业范畴,如果文控人员不了解阀门分类知识,就有可能将三个专业的阀门文件混淆,一旦分类时划错专业,就会给项目的执行造成不必要的麻烦,给利用者带来诸多不便.

四、应具备的工作能力

一名合格的工程项目文档控制人员除了具有良好的职业素养、合理的知识结构外,还必须加强和提高以下几个方面的能力.

1.具备良好的沟通协调能力和管理能力

一个工程项目的文控中心,负责对项目文件统一归口管理和控制,是项目对内对外的一个服务窗口,其服务对象范围广工作接口多,对内涉及各专业部门,对外涉及项目接口单位.文档控制人员作为项目的成员需要经常与项目经理、采购经理、设计经理等项目管理人员及各部门的专业人员打交道,有时还要接触外单位业主、厂商人员和施工人员等,这就要求文档控制人员一定要有良好的沟通协调能力和管理能力,正确处理好对内、对外各方的关系,在策划阶段取得各部门的支持,在实施阶段既配合项目,又坚持原则,同时取得大家的理解,使文档控制工作能够顺利开展.

2.具有较强&#

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