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含有永久、长期、短期三个保管期限的案卷,案卷号是顺序编码,具体操作时把三个不同保管期限的案卷编为一个顺序号.这种跨保管期限的大流水号编制方法不便于插卷,没有充分扩展余地.笔者经过研究和实践,认为合适的档号结构、模式应修订为：年度号+分类号+保管期限号+案卷号或件号,即在编定档号时,将分类号中最下位类不同保管期限的案卷,按永久、长期、短期分别顺序编码.这样既能方便插卷,又能解决跨保管期限大流水号编制问题,同时也能与《规则》协调,同时保证了档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求.

（二）一个卷内有不同保管期限的文件材料,不便于统计,应修订

《规范》在考虑了高等学校档案的归宿、它的成套性特点、它们彼此之间的有机联系之后,“大胆在一个卷内把文件材料划定不同的保管期限,在不影响自然形成规律的情况下按永久、长期、短期顺序排列.将来鉴定时,只需把该销毁的部分清出来即可,这样既方便插卷调整,又不缺号,不空档”.把不同保管期限的文件材料放在同一个案卷内,其优点是保持同一事由文件材料的集中.但其缺点也是很明显的,如档案统计时,这个案卷是归哪个保管期限?当插卷材料比较多而原卷又装不完,需要另立卷时,如何编卷号?鉴定销毁时虽不缺号、不空档,但如何修改案卷封面内容等.笔者认为,不能把不同保管期限的文件材料装在同一个卷内或一个盒内,应分别装盒.同一事由的文件材料按不同保管期限分别装盒,并不影响其成套性,如本单位的党代会文件材料：会议文件是永久保管,会议工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样等材料是短期保管,将其分别装盒,不会影响其提供利用效率,也不会拆散其成套性,因为不同的保管期限的档案分别装在不同的盒内,但其排列均在同一类目内.

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综上所述,笔者认为,有必要重新修订《规范》的内容.随着高等教育的发展,高校档案归档范围越来越大,工作量不断增多,高校档案急需全面立卷改革,让档案工作者从繁重的档案整理工作中解脱出来,步入更加规范的管理轨道.笮

怎样撰写文书档案学位论文
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