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[摘 要]随着医疗市场的进一步开放,学术会议的举办日趋活跃,但是在这些学术会议异常活跃的现象背后,很多学术会议的组织者却由于会议组织管理上的不足而造成体力、脑力的严重透支.本文从学术会议的组织、管理以及应该注意的问题三方面展开探讨,以求更好地推动学术会议的管理研究.
[关 键 词]学会；学术会议；组织；管理
[中图分类号]R19[文献标识码]C[文章编号]1673-7210（2007）07（c）-096-03
学会组织是科学研究、科技进步的产物.16世纪科学技术迅猛发展,科学研究者迫切要求相互切磋、共同研讨,学会组织应运而生.学会的成立,结束了“躲进小楼成一统,各立门户”的独立研究状态,开启了学术交流研讨之风,极大地促进了科学技术的发展与繁荣.同时,科学技术的突飞猛进和社会经济的快速发展,又极大地促进了学会组织的快速发展,各级学会组织已成为推进科技进步和经济社会发展的不可或缺的社会力量.
根据江苏省级学会章程,学会是按自然科学、技术科学、工程技术及其相关学科组建的学术性、科普性社会团体,是相应学科领域的科研、教育、设计、运用、生产的科研人员和管理人员以及相关单位自愿组织的非营利性群众团体.学会具有鲜明的特点,首要表现在学术性,学术性是学会的根本属性,是区别于其他社团组织的根本所在.学会组织起源于学术交流,发展于学术交流.开展学术交流是学会组织的核心任务.学术会议的宗旨是：发挥学会学科众多、知识密集、人才荟萃、横向联系多的优势,紧密围绕经济建设中心,突出科技是第一生产力的指导思想,促进学科发展和科技进步,促进决策的科学化、民主化,促进科技人才的成长与提高,促进经济和社会的发展.
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围绕学会宗旨与核心,进一步提高学术活动的质量和水平是学术活动及学会工作的中心和重点,加强对学术活动的组织管理,理顺学术会议的管理机制,确立以会养会的理念,开源节流,争取社会各方面的资助,从经费上保证学术活动的顺利开展,不断提高学术活动的质量和水平,充分调动各专业委员会的积极性,使学术活动生机勃勃地开展起来,同时学会全体工作人员要增强服务意识,配合专业委员开展好各项工作.积极倡导“献身、创新、求实、协作”的科学精神,尊重知识、尊重人才.发现和培养中青年科技工作者,使他们在学会的活动中发挥更积极的作用.通过活动不断增强学会的活力和凝聚力,促进全省学术水平的提高和人才的成长.近年来,据不完全统计,全国各省市、地县的各级学会举办的国际、国内及片区学术交流会议每年都在1.2万次左右,参加人次约180万；全国性的学会和省级学会所举办的学术交流会议在1万次以上,参加人次约140万,其中有相当数量是以学术会议的形式举行的；全国省级以上医学会(含杂志社及区域性会议)每年召开的各类学术会议在1200次左右；2006年度江苏省科协系统统计的各省级学会组织召开的学术会议达600次左右,参加人员6.7万人次.
江苏省医学会创建可以追溯到20世纪30年代,1915年2月5日中华医学会在上海成立,1933~1947年,江苏地区陆续成立南京、苏州等8个分会.解放后因为行政区划变更等原因,1962年7月正式更名为中华医学会江苏分会,专科分会的组织建制也因西医、中医中药、预防、医院管理等学术团体的合分而有变化.
江苏省医学会召开的学术会议从时间上大致可分为三个阶段：
第一阶段,即文革后学会恢复工作到20世纪80年代中期,由于学会各组织机构不够健全,学术会议的数量较少,会议不收会务费,参加人员只需交住宿费和少量伙食费,其余经费由财政补贴,那时代表名额控制较严.
第二阶段,即20世纪80年代后期至90年代初期,财政取消了对学术会议的补贴,会议支出主要靠收取会务费和住宿费,取消了对参会代表名额的限制.
第三阶段,20世纪即90年代中后期至今,随着市场经济改革的不断深入,会展经济这一新的经济形式也逐渐被人们所认识,会议经费除来源于代表所交会务、资料费外,厂商公司的赞助费成为会议经费的主要来源.
近年来江苏省医学会积极组织多层次、多形式、有影响、有特色的学术交流会议近两百次,共征集论文近三万篇,邀请国内及美国、英国、澳大利亚、加拿大、德国、法国等十多个国家及香港和台湾地区的著名专家作专题报告近两千场.不仅使学术会议的学术质量稳步提高,收到了很好的社会效益,而且使学术会议取得了一定的经济效益.同时也通过学术会议的组织和管理,在政府拨款不断减少乃至取消的情况下,为学会的生存和发展开辟了一片新天地.
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学会肩负着推进学术发展的重要任务,始终把不断提高学术交流水平,推进学术发展和学术创新作为学会工作的第一要务.目前,学会的学术交流活动初步形成了以下特点：
（1）会议主题明确,学术水平不断提高.
（2）在学术活动中贯穿“继承、发展、创新”这一主线.
（3）学术活动丰富多彩,不断拓展交流空间.
（4）国际、国内学术交流日益活跃.
虽然这些年来,江苏省医学会在学术会议的组织与管理方面取得了可喜的成绩,但是仍然存在多方面的不足,因此现将在组织与管理学术会议方面的一些经验与教训与各位专家和同行交流.
1举办学术会议的组织工作
1.1学术会议前期工作
1.1.1会议征文①会议征集论文的通知一般应在开会前半年发出,通知应明确会议的主题、目的、重点议题和有关要求；②论文作者应在会议前一个月将论文提交,以便论文评审小组对论文进行认真的评审,决定取舍；③征集的论文,除特邀报告外,凡已在其他学术会议或在国内外公开发行的刊物上发表过的不予录选.
1.1.2会议合同为了保证会议的顺利开展,会议先期必须实地去考察会场、酒店的实际状况,并与会场、酒店的负责人签订合同,依法维护各方的正当权益.
1.1.3厂商邀请函在学会宗旨优先的原则
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1.1.4会议通知给全省县以上医院的相关科室主任、已收到的征文作者及对会议感兴趣的相关人员邮寄正式的会议通知,告之会议的具体时间、地址、收费等.
1.2学术会议组织计划
会议组织计划是有效地协调各个环节,推动学术会议顺利进行的最重要的工具,是组织会议的首要环节.抓住这个环节,就可以提挈全局.所以会议组织计划是会议成败的关键性因素之一.
会议组织计划主要包括以下几项内容：
（1）工作计划.是为了学术会议顺利开展而制定的实施方案,主要包括专家接待计划、会议代表接待计划、厂商接待计划等.一个科学而合理的工作计划是学术会议顺利开展的重要保障.
（2）人员组织计划.通常都采用框图式构架,各项分工、负责人、具体情况等内容都集中在一起,制作一个人员组织计划表.在这份计划中,明确分工,明确各人的职责,以及各分工之间的相互配合,可以让工作人员一目了然.
（3）财务预算计划.学术会议经费主要靠自筹,以会养会,对于会议进行过程中的各项费用支出以及可能需要的支出情况做一详细而周密的预算,确保会议经费的正常支出而不会出现亏损的局面.
（4）文件管理计划.会议前期与相关单位签定的合同,在会议过程中的代表收费、住房、餐饮的统计以及会议论文汇编、总结等是会议资料的重要依据.所以对于文件档案的管理,最好安排专人负责.这样不仅可以随时了解会议的进展情况,也为以后查看.
（5）应急计划.它是主办方最容易忽略的地方,也是最难把握
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